Podle platného jednací řádu Rady je styk s provozovateli vysílání a veřejností upraven následovně:
- Formami styku Rady s veřejností jsou zejména návštěvní den, tisková zpráva a tisková konference.
- Rada vyhlašuje pro veřejnost za účelem projednání jejích požadavků a námětů návštěvní dny, zpravidla 1x v měsíci. Úřad Rady pořizuje záznam z jednání během návštěvního dne.
- Stykem Rady s veřejností a sdělovacími prostředky je pověřen mluvčí Rady, kterého jmenuje Rada na návrh svého člena. Povinností mluvčího je seznamovat veřejnost s přijatými rozhodnutími, stanovisky a názory Rady. Je nepřípustné, aby mluvčí tato rozhodnutí, stanoviska a názory komentoval nebo doplňoval osobními postoji, které nebyly přijaty Radou.
- Při kontaktu s veřejností člen Rady sděluje oficiální stanoviska Rady. Pokud prezentuje své osobní názory, pak je povinen je takto označit. Toto rozlišení je člen Rady povinen dodržovat i při publikační činnosti.
Pro přiblížení podstaty komunikace Rady s veřejností se zdá být účelné pojmenovat, kdo vlastně ona veřejnost je, jaké jsou její motivace a cíle.
Nejčastěji Rada a Úřad jednají s provozovateli vysílání a žadateli o ně, tedy veřejností zainteresovanou, která (legitimně) sleduje a nemilosrdně hájí své individuální soukromé zájmy (prosazované navíc jejich profesními asociacemi), umocněné i tvrdou konkurencí, která se v oblasti médií u nás vytvořila. Vztah této početně úzké, nicméně díky svěřeným mediálním prostředkům vlivem mocné skupiny - a regulačního orgánu, který ji omezuje, usměrňuje a sankcionuje, je ze samé své podstaty křehký, napjatý až konfliktní. Balanci tohoto vztahu hledají i státy s hluboce zafixovaným právním vědomím, natož země, v nichž se přirozená úcta k právu a respekt k základním etickým pravidlům médií teprve utvářejí. Při rozhodování o udělení licence může Rada vyhovět vždy pouze jednomu z mnoha žadatelů – ten se proti rozhodnutí Rady vskutku neohrazuje; ti neúspěšní - dle míry svého temperamentu a zklamání - projevují nespokojenost. Zejména případy neobnovení licence bývají pro postiženého provozovatele signálem k zahájení kampaně, v níž se veřejnost stává rukojmím, s často až hysterickými projevy nenávisti vůči orgánu, který další vysílání nepovolil. A to i v případech, kdy se provozovatel dopustil velmi závažného porušení zákona o vysílání, např. převodu licence. Před „svou“ veřejností tuto skutečnost ovšem takový provozovatel tají. Analogicky tomu bývá při rozhodování o změnách – jejich odsouhlasení je považováno za samozřejmost, zamítavé rozhodnutí eskaluje kritiku s argumenty často velmi účelovými a pružnými, mají-li být analogicky vztaženy ke konkurentovi. Sankce Rady za porušování zákona o vysílání, příp. zákona o reklamě, bývají pak ze strany provozovatelů pravidelně terčem stížností až útoků.
Komunikační pravidla Úřadu jsou jasná: poskytnout „stranám“ součinnost, pomoc a poučení, aby pro neznalost právních předpisů neutrpěly ve správním řízení újmu. Komunikace Rady s veřejností se opírá o zákon, Statut a Jednací řád Rady. Míra respektu, kterou Rada požívá, je dána právě standardizací těchto kontaktů, mechanismů rozhodování a jejich transparentností, které mohou nastolit elementární rovná pravidla pro všechny. Je jasné, že výše uvedené normy nemohou postihnout vše, tím spíše v tak rychle se vyvíjející oblasti médií. Proto se pravidelnou součástí práce Rady staly tzv. návštěvní dny, které mají konzultační povahu s možností pro obě strany, aby vysvětlily a objasnily záležitosti efektivněji než klasickou korespondenční formou. Pro výklad některých obecných ustanovení zákona v návaznosti na nutnost analýzy aktuální situace se ukázaly jako velmi vhodné semináře za účasti nejen provozovatelů, ale i nezávislých odborníků, u nichž si Rada i v jiných případech zadává specializované expertízy. Nutno poděkovat, že tato odborná veřejnost (pokud nezainteresovaná, tak v naší maličké zemi skutečně nepočetná) poskytuje Radě velmi efektivní a cennou součinnost. Témata bývají aktuální: injektáž reklamy a sponzorských vzkazů do sportovních přenosů, objektivita a vyváženost vysílání, analýza současného stavu rozhlasového vysílání, metropolitní televizní vysílání, digitální zemské vysílání. Seminářem svého druhu byl i tzv. mediální panel největších provozovatelů vysílání, zástupců asociací a všech tří rad, vztahující se k otázkám mediální legislativy.
Další skupinou, která je s Radou v živém kontaktu, jsou novináři – ti mají přímo v popisu práce, aby kriticky zkoumali poslaneckou sněmovnu, senát, vládu, Radu… Rada má ve vztahu k novinářům již ze své podstaty založenou jistou suchopárnost, nepopulárnost ba těžkopádnost.
Rozhodování Rady má totiž v naprosté většině případů charakter správního řízení. Z toho vyplývá, že pro jeho účastníky je režim poskytování informací dán správním řádem, který zavazuje správní orgán chránit informace, které mají povahu obchodního tajemství nebo které by mohly poškodit obchodní záměry subjektů, jichž se týkají. Zároveň je tím dáno, že se proti rozhodnutím Rady lze odvolat k soudu, a tudíž musí být zdůvodněna precizně ve vazbě na „suchopárnou“ řeč paragrafů. Výsledné rozhodnutí je přitom souhrnem individuálních postojů třinácti členů Rady, kteří mají být podle zákona voleni tak, aby zastupovali různé názorové proudy. Příprava takového komplexního zdůvodnění, které je akceptovatelné pro většinu radních (tedy i těch, kteří hlasovali proti), si pochopitelně vyžaduje čas, a je přitom přinejmenším slušné, aby se rozhodnutí dozvěděl nejprve ten, koho se týká. Informační společnost konce 20. století však vyžaduje zprávy ihned, nejlépe skandální, heslovité a nejpozději do večerní uzávěrky v redakci. Rozsáhleji vyargumentovaná a věrohodně podložená, komplikovanější a včerejší zpráva už zajímavá není. Poměr zveřejnění věcných sdělní Rady, poskytnutých médiím, a „afér“, mnohdy vykonstruovaných z informací, vytržených ze souvislostí, je výmluvný. Včetně informace, že ze stoupajícího počtu soudních sporů vedených proti Radě v poslední době soud žádné rozhodnutí nevrátil jako vadné.
Poslední skupinou je laická veřejnost, která se na Radu obrací s dotazy, stížnostmi, žádostmi především programového či technického rázu. Lze shrnout, že tyto vztahy jsou věcné, korektní a v naprosté většině bezkonfliktní - s onou výjimkou reakcí na odnětí nebo neobnovení licence.
Mnohdy se také objevují žádosti, aby Rada zasáhla v oblastech, které nespadají do její kompetence, např. při ochraně osobnosti, dotčené odvysílaným pořadem, nebo při personálních otázkách veřejnoprávních médií.
Rada ve snaze o maximální transparentnost se snaží využívat všechny způsoby komunikace, které jsou v souladu se zákonem. Rada vždy zveřejňuje přehledy žadatelů o licence, termíny konání veřejných slyšení, na nichž má veřejnost přímou možnost se seznámit s projekty žadatelů, informace o udělených licencích a registracích, stanoviska pro veřejnost – nyní konečně již i na svých www. stránkách (rrtv.cz). Ucelený souhrn o činnosti Rady a stavu vysílání v České republice poskytuje výroční zpráva Rady, která je veřejná a kterou obdrží nejen poslanci, jimž je podle zákona určena, ale pravidelně vždy tiskové agentury, redakce hlavních médií a všichni další, kteří o ni požádají.
Vztah k regulátorovi je u zainteresovaných skupin nutně do jisté míry konfliktní. Rada i Úřad při všech výše uvedených formách kontaktů tuto přirozenou bariéru respektují. Otázkami vhodné formy komunikace a objasňování stanovisek se zabývají všechny analogické orgány evropských zemí – ostatně právě toto téma bylo v minulém roce i předmětem jednání dvacítky členů Evropské platformy regulačních orgánů.
Další kapitola: III. VYBRANÁ AKTUÁLNÍ TÉMATA VE SLEDOVANÉM OBDOBÍ